Software de Automatización Documental para la Gestión de Trámites

Optimice el registro, derivación, atención y seguimiento de documentos externos e internos. Reduzca tiempos de gestión y mejore la satisfacción de usuarios con alertas inteligentes y trazabilidad completa.

Dashboard del Software de Automatización Documental de Avantec

80%

Reducción de Tiempos en la Gestión Documental

100%

Trazabilidad Completa de Documentos y Trámites

24/7

Acceso Online Seguro desde Cualquier Lugar

0

Eliminación de Papeles Perdidos y Procesos Manuales

Todo lo que Necesitas para Automatizar la Gestión Documental

DocuSmart digitaliza y automatiza el flujo de documentos en tu organización,
desde el registro hasta la respuesta final.

Registro y Derivación Automática de Documentos

Registre documentos externos e internos con escaneo o carga digital. Derivación automática o manual a áreas responsables con plazos definidos.

  • Código de seguimiento único

  • Escaneo con OCR

  • Flujos personalizables

Control de Plazos y Alertas

Sistema de alertas automáticas por vencimiento de plazos. Notificaciones por email y en la plataforma para evitar retrasos.

  • Alertas tempranas

  • Semáforo de estado

  • Escalamiento automático

Consulta y Seguimiento en Tiempo Real

Portal web para usuarios externos e internos. Consulta del estado de documentos en tiempo real con historial completo de movimientos.

  • Portal ciudadano

  • Búsqueda avanzada

  • Historial detallado

Expedientes Digitales Centralizados

Agrupe documentos relacionados en expedientes digitales. Acceso rápido a todo el historial documental de un asunto o caso.

  • Foliado automático

  • Vinculación de docs

  • Firmado digital

Gestión de Usuarios y Permisos

Control de permisos por rol y área. Trazabilidad de quién accede, modifica o deriva documentos con fecha y hora exacta.

  • Roles personalizados

  • Firma digital

  • Auditoría completa

Reportes y Estadísticas de Gestión

Dashboards con métricas de gestión en tiempo real. Reportes personalizados por área, tipo de documento, plazos y más.

  • KPIs en tiempo real

  • Exportación Excel/PDF

  • Gráficos dinámicos

¿Cómo Funciona el Software de Automatización Documental DocuSmart?

Flujo simple y eficiente de principio a fin

Registro Digital de Documentos

El documento ingresa por mesa de partes o sistema. Se escanea, clasifica y asigna código de seguimiento.

Derivación Automatizada

Se deriva automáticamente al área responsable con plazo definido. Notificación instantánea.

Atención y Gestión del Trámite

El área responsable atiende el documento, genera respuesta y adjunta archivos digitales necesarios.

Cierre y Archivo Digital

Documento cerrado con respuesta archivada digitalmente. Usuario recibe notificación automática.

Casos de Uso del Software de Automatización Documental

DocuSmart se adapta a múltiples necesidades

Sector Público

Gestión de solicitudes ciudadanas, reclamos, autorizaciones, licencias y trámites administrativos con transparencia total.

  • Transparencia pública

  • TUPA digital

  • Portal ciudadano

Empresas Privadas

Control de correspondencia interna y externa, contratos, facturas, órdenes de compra y comunicaciones corporativas.

  • Correspondencia

  • Contratos digitales

  • Aprobaciones

Sector Salud

Gestión de historias clínicas, interconsultas, referencias, autorizaciones de procedimientos y comunicaciones médicas.

  • Historias clínicas

  • Interconsultas

  • Confidencialidad

Características Técnicas del Software de Automatización Documental

Plataforma Web Responsive

Acceso desde PC, tablet y smartphone

Seguridad de la Información con SSL

Encriptación de datos en tránsito

Alta Performance y Escalabilidad

Optimizado para miles de documentos

Notificaciones y Alertas Automáticas

Email y push en tiempo real

Solicita una Demo
Software de Automatización Documental

Nuestros asesores se pondrán en contacto a la brevedad para coordinar una demostración en tiempo real

Digitalice su Trámite Documentario Hoy

Más de 200 organizaciones ya optimizaron su gestión documental con DocuSmart. Reduzca tiempos,
elimine papeles y mejore la satisfacción de sus usuarios.