Software de Trámite Documentario y Mesa de Partes Digital para Control de Expedientes

Optimice el registro, derivación, atención y seguimiento de documentos externos e internos. Reduzca tiempos de gestión y mejore la satisfacción de usuarios con alertas inteligentes y trazabilidad completa.

Dashboard del Software de Automatización Documental de Avantec

80%

Reducción de Tiempos en la Gestión Documental

100%

Trazabilidad Completa de Documentos y Trámites

24/7

Acceso Online Seguro desde Cualquier Lugar

0

Eliminación de Papeles Perdidos y Procesos Manuales

Todo lo que necesitas para automatizar el trámite documentario y seguimiento de documentos

DocuSmart digitaliza y automatiza el flujo de documentos en tu organización,
desde el registro hasta la respuesta final.

Registro y derivación automática en un sistema de trámite documentario

Registre documentos externos e internos con escaneo o carga digital. Derivación automática o manual a áreas responsables con plazos definidos.

  • Código de seguimiento único

  • Escaneo con OCR

  • Flujos personalizables

Control de plazos y alertas en un software de control documentario

Sistema de alertas automáticas por vencimiento de plazos. Notificaciones por email y en la plataforma para evitar retrasos.

  • Alertas tempranas

  • Semáforo de estado

  • Escalamiento automático

Consulta y seguimiento de documentos en tiempo real

Portal web para usuarios externos e internos. Consulta del estado de documentos en tiempo real con historial completo de movimientos.

  • Portal ciudadano

  • Búsqueda avanzada

  • Historial detallado

Expedientes Digitales Centralizados

Agrupe documentos relacionados en expedientes digitales. Acceso rápido a todo el historial documental de un asunto o caso.

  • Foliado automático

  • Vinculación de docs

  • Firmado digital

Gestión de usuarios y permisos para el control de documentos

Control de permisos por rol y área. Trazabilidad de quién accede, modifica o deriva documentos con fecha y hora exacta.

  • Roles personalizados

  • Firma digital

  • Auditoría completa

Reportes y estadísticas para optimizar el trámite documentario

Dashboards con métricas de gestión en tiempo real. Reportes personalizados por área, tipo de documento, plazos y más.

  • KPIs en tiempo real

  • Exportación Excel/PDF

  • Gráficos dinámicos

¿Cómo Funciona el Software de Trámite Documentario DocuSmart?

Flujo simple y eficiente de principio a fin

Registro Digital de Documentos

El documento ingresa por mesa de partes o sistema. Se escanea, clasifica y asigna código de seguimiento.

Derivación automatizada de documentos y expedientes

Se deriva automáticamente al área responsable con plazo definido. Notificación instantánea.

Atención y gestión del trámite documentario

El área responsable atiende el documento, genera respuesta y adjunta archivos digitales necesarios.

Cierre y archivo digital de documentos

Documento cerrado con respuesta archivada digitalmente. Usuario recibe notificación automática.

Casos de uso del software de trámite documentario

DocuSmart se adapta a múltiples necesidades

Sector público con alto volumen de trámite documentario

Gestión de solicitudes ciudadanas, reclamos, autorizaciones, licencias y trámites administrativos con transparencia total.

  • Transparencia pública

  • TUPA digital

  • Portal ciudadano

Empresas privadas que buscan optimizar su trámite documentario

Control de correspondencia interna y externa, contratos, facturas, órdenes de compra y comunicaciones corporativas.

  • Correspondencia

  • Contratos digitales

  • Aprobaciones

Sector salud con gestión y seguimiento de documentos

Gestión de historias clínicas, interconsultas, referencias, autorizaciones de procedimientos y comunicaciones médicas.

  • Historias clínicas

  • Interconsultas

  • Confidencialidad

Características técnicas del software de trámite documentario

Plataforma Web Responsive

Acceso desde PC, tablet y smartphone

Seguridad de la Información con SSL

Encriptación de datos en tránsito

Alta Performance y Escalabilidad

Optimizado para miles de documentos

Notificaciones y Alertas Automáticas

Email y push en tiempo real

Solicita una Demo
del Software de trámite documentario

Nuestros asesores se pondrán en contacto a la brevedad para coordinar una demostración en tiempo real

Sistema de trámite documentario para empresas que buscan digitalizar sus procesos

Más de 200 organizaciones ya optimizaron su gestión documental con DocuSmart. Reduzca tiempos,
elimine papeles y mejore la satisfacción de sus usuarios.