Caso de éxito: Intranet corporativa para los Juegos Panamericanos Lima 2019

Proyecto Especial de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos Lima 2019

INDUSTRIA

Sector público / Gestión de eventos internacionales

PROYECTO

Juegos Panamericanos Lima
2019

ALCANCE

800+ colaboradores

El desafio

Optimizar la comunicación interna y la productividad organizacional

  • PUNTO DE DOLOR

La información estaba dispersa
en correos, archivos locales y
papel, haciendo imposible una
coordinación ágil entre sedes.

El Proyecto Especial de los Juegos Panamericanos enfrentaba el reto de coordinar eficientemente a más de 800 colaboradores, distribuidos en distintas áreas y etapas del proyecto.
 La ausencia de un canal centralizado de información dificultaba la comunicación interna, el acceso a documentos institucionales y la difusión oportuna de contenidos relevantes.

Era necesario implementar una herramienta tecnológica robusta, segura y escalable que acompañara las fases de planificación, ejecución y cierre de un evento deportivo de alcance internacional.

La solución

Intranet corporativa centralizada y colaborativa

Avantec diseñó e implementó una Intranet Corporativa como portal único de acceso, orientada a mejorar la comunicación interna y elevar la productividad de los colaboradores. La solución permitió centralizar información clave y facilitar la interacción entre equipos, asegurando una experiencia de usuario simple, ordenada y eficiente.

Principales Funcionalidades

Publicación de noticias y videos corporativos

Canal oficial de comunicación para
mantener a todos alineados con los hitos del evento.

Directorio institucional de colaboradores

Búsqueda rápida de colaboradores por área, sede o especialidad para agilizar la gestión.

Visualización de cumpleaños del mes

Módulo social para fomentar la integración y cultura organizacional entre equipos diversos.

Calendario de eventos corporativos

Visibilidad completa de las actividades deportivas, reuniones y fechas límite críticas.

Biblioteca centralizada de documentos y formatos

Repositorio seguro y versionado de
documentos oficiales, manuales y normativas.

Acceso a aplicaciones corporativas

Centro de aprendizaje con accesos
directos a aplicaciones de gestión y
guías de uso.

Sección de tutoriales y cursos internos

Formación interna con tutoriales, manuales y cursos para capacitar a los usuarios y garantizar un uso correcto

Plataforma tecnológica

La solución fue desarrollada sobre tecnologías de productividad en la nube, garantizando alta disponibilidad y seguridad:

Sharepoint online

Microsoft Office 365

Herramientas colaborativas de Microsoft

Impacto en la organización

  • Centralizar la información institucional en un solo portal

  • Conectar a más de 800 colaboradores

  • Mejorar la comunicación interna entre áreas

  • Facilitar el acceso rápido a documentos y aplicaciones

  • Incrementar la eficiencia operativa durante el desarrollo
    del evento

Acompañamiento especializado de Avantec

Desde la etapa de análisis hasta la puesta en producción, Avantec brindó un acompañamiento
integral, alineando la solución tecnológica con los objetivos estratégicos del proyecto. Nuestro
equipo aportó experiencia, metodología y conocimiento en plataformas Microsoft, asegurando
una implementación sólida y orientada a resultados.

Agradecemos al Proyecto Especial de los Juegos Panamericanos y Parapanamericanos Lima 2019 por confiar en nuestra experiencia y en la capacidad de nuestro equipo de profesionales.

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